Empresas de gestión de instalaciones

Gestión de instalaciones

Los servicios de gestión de instalaciones abarcan múltiples especialidades para garantizar la funcionalidad del entorno construido mediante la integración de personas, lugares, procesos y tecnología.

La gestión de instalaciones garantiza la conformidad corporativa y normativa, además del correcto funcionamiento de todas las facetas de un edificio para crear el mejor entorno óptimo, seguro y rentable para que el habitante funcione. Esto se logra mediante la gestión de las siguientes actividades.

Cuestiones de salud y seguridad:

El departamento de administración de instalaciones en una organización que debe controlar y administrar los muchos problemas relacionados con la seguridad. La incapacidad para hacerlo podría dar lugar a lesiones, enjuiciamiento, pérdida de negocios y reclamaciones de seguros. Peor aún, la confianza de los inversores y los clientes también puede verse afectada por la mala publicidad que los medios de comunicación tanto anhelan.

Preocupaciones de seguridad contra incendios:

Las amenazas que surgen del estallido de un incendio tienen uno de los riesgos más altos de pérdida de vidas y la posibilidad de daños, o incluso el fin del negocio. El departamento de gestión de instalaciones dispondrá de mantenimiento, inspección y pruebas de todos los equipos y sistemas de seguridad contra incendios, manteniendo informes y certificados de conformidad.

Temas de seguridad:

Para cualquier organización, en este escenario mundial volátil actual, la seguridad es de suma importancia para proteger a los empleados y la empresa, y la mayoría de las veces esto cae bajo las alas del departamento de gestión de instalaciones, especialmente esto incluye el mantenimiento de la infraestructura de hardware.

Mantenimiento, prueba e inspección:

Los programas de mantenimiento, prueba e inspección son necesarios para asegurarse de que la organización funcione de manera segura y eficiente, para maximizar la vida útil del equipo utilizado y también para reducir el riesgo de avería. También hay requisitos legales que deben cumplirse. El trabajo es premeditado y con frecuencia se utiliza un sistema de administración de instalaciones asistido por computadora.

Servicio de limpieza y limpieza:

Las operaciones de limpieza suelen realizarse fuera del horario comercial, pero se podría estipular durante el horario laboral la limpieza de baños, el acopio de consumibles como jabones, papel higiénico, ambientadores, etc., así como la recolección de escombros y la respuesta inmediata. La limpieza se planifica por horas, días, semanas y meses.

Operaciones:

El departamento de administración de instalaciones tiene el deber de administrar el edificio, día tras día. Estas tareas pueden ser subcontratadas o realizadas por personal empleado directamente. Este es un problema de política, pero debido a la inmediatez de la respuesta necesaria en muchas de las actividades involucradas, el administrador de las instalaciones deberá mantener un control estricto, lo que en la mayoría de los casos requerirá informes diarios o un sistema de escalamiento en el lugar.

Sin embargo, hay algunos problemas que requieren algo más que un mantenimiento periódico; por ejemplo, problemas que pueden detener o dificultar la productividad del negocio o aquellos que tienen inferencia de seguridad. Muchos de estos son manejados por la mesa de ayuda de administración de instalaciones. Se puede contactar con la mesa de ayuda por teléfono o correo electrónico. La respuesta a las llamadas de la mesa de ayuda tiene prioridad, pero puede ser tan simple como que las luces no funcionen, demasiado calor o demasiado frío, acumulación de agua de lluvia, derrames de café, fotocopiadora atascada, intrusión de bichos, problemas con la máquina expendedora, etc.

Los mostradores de ayuda también se pueden utilizar para reservar salas de reuniones, plazas de aparcamiento para bicicletas y coches, y muchos otros servicios, pero esto en la mayoría de las ocasiones depende de cómo esté organizado el departamento de instalaciones. El departamento de instalaciones se puede dividir en dos secciones, a menudo denominadas servicios “suaves” y “duros”. Los servicios blandos incluirían recepción, sala de correos, limpieza, etc., mientras que los servicios duros incluyen servicios mecánicos y eléctricos.

Licitación:

El equipo de administración de las instalaciones buscará volver a licitar periódicamente sus contratos o, al menos, estandarizarlos para asegurarse de que obtengan una buena relación calidad-precio. Para que esto suceda, es fundamental contar con una lista actualizada de equipos o activos para enviar con las ofertas. La mayoría de las veces, esta información se guarda en la misma computadora que el programa de mantenimiento y es posible que se pase por alto la actualización a medida que se cambia o reemplaza el equipo o se instalan nuevos elementos. El registro de activos también es una herramienta vital para la elaboración de presupuestos, que se utiliza para el cálculo del coste del ciclo de vida y para la previsión de gastos de capital.

Gestión de propiedades comerciales:

El edificio puede ser propiedad del ocupante o arrendado. Las propiedades arrendadas estarán sujetas a revisiones periódicas de alquiler.

Planificación de la Continuidad del Negocio:

Toda organización debe tener en posición un plan de continuidad para que, en caso de incendio o falla importante, el negocio pueda recuperarse rápidamente. En organizaciones grandes, podría haber una situación en la que el personal deba mudarse a otro sitio que se haya configurado para modelar la operación existente. El departamento de gestión de instalaciones sería uno de los principales actores en caso de que sea esencial trasladar el negocio a un sitio de recuperación.

Asignación de espacios y cambios:

En muchas organizaciones, las estructuras del lugar de trabajo están sujetas a cambios repetidos. Este proceso se conoce como tasa de abandono, que se muestra como el porcentaje del personal desplazado durante un año. Estos turnos generalmente son planificados por el departamento de administración de instalaciones utilizando un diseño asistido por computadora. Además de satisfacer las necesidades de la empresa, la conformidad con los requisitos legales relacionados con la disposición de las oficinas incluye la cantidad mínima de espacio que debe proporcionarse por miembro del personal; arreglos de seguridad contra incendios; niveles de iluminación; señalización; ventilación; control de la temperatura y arreglos de bienestar como inodoros y agua potable. También se puede considerar la venta, el catering o un lugar donde el personal pueda preparar una bebida y tomar un descanso de su escritorio.

La GRAN pregunta:

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